Digitaaliset valkotaulut ja virtuaaliset tilat yhteiskehittämisen työpajoissa

HIPPA-Remote hanke tukee ja auttaa yrityksiä, jotka kehittävät digitaalisia tuotteita ja palveluja ikäihmisten hyvinvoinnin ja hyvän asumisen mahdollistamiseksi. Älykkäitä ratkaisuja voidaan yhteiskehittää käyttäjälähtöisesti, monialaisesti ja terveysturvallisesti myös etä- ja hybridipalvelujen avulla. Etätyöpajoissa digitaalinen valkotaulu on usein tarpeellinen työkalu. Tässä artikkelissa on esitelty sovelluksia, jotka sopivat kevyempään ideointiin ja päätöksentekoon sekä niitä, jotka soveltuvat vaativamman työpajan fasilitointiin. Lopussa on vielä katsaus mitä uusia mahdollisuuksia virtuaalinen tila voisi tuoda yhteiskehittämiseen.

Yhteiskehittämisen työpajojen keskeinen työkalu on usein valkotaulu tai iso seinä, jolle osallistujat pyrkivät eri keinoin selkeyttämään, visualisoimaan ja lisäämään yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä asiakokonaisuudesta. Varsinkin nyt korona-aikana monet ovat huomanneet, että perinteiset etäkokoussovellukset eivät ominaisuuksiltaan riitä yhteiskehittämiseen, jossa tarvitaan työkaluja erilaisiin yhteiskehittämisen menetelmiin ideoinnista päätöksentekoon. Tähän tarpeeseen on vastattu ja markkinoille on ilmestynyt runsas valikoima digitaalisia valkotaulusovelluksia, joiden avulla yhteiskehittäminen etänä onnistuu. Etä- ja hybridiyhteiskehittäminen on varsin uusi tapa toimia ja niiden prosessit kehittyvät jatkuvasti kokemuksen ja osaamisen karttumisen myötä. Samoin kehittyvät myös yhteiskehittämiseen tarkoitetut sovellukset. Monia sovelluksia on mahdollista käyttää tietyin rajoituksin myös ilmaiseksi ja osallistujia voi kutsua linkin kautta, jolloin osallistujien ei tarvitse erikseen kirjautua palveluun.

Yksinkertaiset ja helppokäyttöiset valkotaulut kevyempään yhteiskehittämiseen

Padlet

Padlet on interaktiivinen seinä, jolle voi helposti tuoda post-it lappuja, kuvia, linkkejä, videopätkiä, piirroksia ja dokumentteja. Käyttöliittymä on intuitiivinen ja nopea oppia ja se toimii myös mobiilissa. Padletin käyttöliittymän saa myös suomeksi. Sisällön lisääminen on tehty helpoksi siten, että sovelluksen sisällä voi hakea kuvia, videoita ja dokumentteja mm. verkosta, YouTubesta ja omalta koneelta. Sisältöä voi kommentoida, tykätä, äänestää tai arvioida, mikä mahdollistaa monenlaisen kommunikoinnin ja yhteistyön. Padlet tarjoaa seitsemän erilaista pohjaratkaisua, joissa sisältö järjestyy eri tavoin riveihin, feediksi, otsikoiden alle sarakkeisiin, mosaiikkimaisesti, karttapohjalle, aikajanalle tai vapaamuotoisesti viivoin yhdistäen toisiinsa. 

Osallistujat pääsevät helposti käyttämään Padletia ilman kirjautumista jaetun linkin kautta. Tuloksia voi tallentaa kuvana, PDF:nä ja taulukkomuodossa. Sisältöä voi poistaa, mutta ei onneksi niin helposti, että osallistujat saattaisivat tuhota sitä vahingossa. 

Padlet sopii hyvin ideointiin, työn tai projektin suunnitteluun, äänestyksiin ja arviointeihin sekä pienimuotoisten ryhmätöiden tekoon.  Ilmaisversiossa on mahdollista ylläpitää kolmea Padlet-pohjaa yhtäaikaisesti. 

www.padlet.com
 

Flinga

Flinga on suomalainen selaimessa toimiva työkalu, joka sopii hyvin kevyeen ideointiin, ajatusten vaihtoon ja päätöksentekoon. Flingassa on kaksi työkalua, Whiteboard ja Wall, joista Whiteboard on hieman monipuolisempi. Whiteboardille voi syöttää erivärisiä ja -muotoisia muistilappuja, piirtää ja lisätä kuvia. Elementtejä on mahdollista lukita paikalleen, jolloin osallistujat eivät vahingossa siirrä tai poista niitä. Wall on tarkoitettu ideoiden syöttämiseen ja äänestämiseen.

Flingan paras puoli on sen yksinkertaisuus. Se on nopeasti opittavissa ja jaettavissa, jolloin se on helppo ottaa käyttöön myös ei-teknisten käyttäjien kanssa. Pidempiin ja vaativampiin työpajoihin Flingan ominaisuudet eivät enää riitä sillä sovelluksen rajat tulevat nopeasti vastaan. Flingassa voi myös helposti tuhota sisältöä, jota ei saa enää palautettua, jos ei heti muutaman sekunnin sisällä poistamisen jälkeen huomaa painaa undo-nappia. Flingan ilmaisversiossa voi pitää enintään viittä pohjaa yhtäaikaa.

www.flinga.fi
 

Google Jamboard

Jamboard on Flingan tapaan yksinkertainen ja nopeasti omaksuttava ohjelmisto, jolle voi piirtää, kirjoittaa ja tuoda muistilappuja sekä kuvia. Valkotaulun tila on rajallinen ja se voi helposti loppua kesken laajemman aiheen tai isomman käyttäjäryhmän kanssa. Jamboardissa sisällön voi kuitenkin jakaa useammalle eri “framelle” eli valkotaululle. Maksimi käyttäjäryhmä Jambordille on noin 25 henkilöä yhtä aikaa. Työkaluista löytyy “laserosoitin”, joka helpottaa kommunikointia osallistujien kesken. Jamboardissa elementtejä ei voi lukita paikalleen, joten osallistujat voivat vahingossa niitä siirrellä tai poistaa niin ettei niitä voi enää palauttaa. Valkotaulun tulokset voi tallentaa kuvana tai pdf -muodossa. Jamboardista on tarjolla myös fyysinen laite, kirjoitus- ja piirustusnäyttö, jota voi hyödyntää yhteiskehittämistilanteissa fyysisessä ja hybridiympäristössä. Näytölle piirretty sisältö tallentuu pilvipalveluun.

https://jamboard.google.com/

 

Monipuolisiin ja vaativiin työpajoihin soveltuvat ohjelmat

Miro

Miro on monipuolinen ja tehokas työkalu yhteiskehittämisen työpajoihin. Monipuolisuutensa vuoksi se vaatii erityisesti fasilitoijalta jonkin verran opettelua, mutta vaivannäkö kannattaa, jos tavoitteena on pitää pidempi ja vaativampi yhteiskehittämisen työpaja. Mirossa on rajaton valkotaulu, johon voi post-it lappujen, tekstin ja kuvien lisäksi upottaa myös diagrammeja sekä dokumentteja. Miro mahdollistaa tekstin, värien ja muotojen muokkaamisen siten, että pohjasta saa visuaalisesti tyylikkään ja monipuolisen. Tarjolla on myös valtava määrä erilaisia valmiita pohjia eri käyttötarkoituksia ja työtapoja varten, jotka helpottavat yhteiskehittämisen suunnittelua. 

Mirossa on kätevä “kerää kaikki tänne” -ominaisuus, jolla fasilitoija voi ohjata osallistujien näkymän käsiteltävänä olevaan kohtaan, mikäli osallistujat ovat hajaantuneet eri puolille suurta valkotaulua. Versiohistoria varmistaa sen, ettei mitään jo tehtyä katoa lopullisesti, mikäli osallistuja on vahingossa deletoinut sisältöä. Elementtejä on myös mahdollista lukita. Tulokset voidaan tuoda suoraan taulukkomuotoon, mikä helpottaa tiedon jäsentämistä työpajan jälkeen. Miron maksullisessa versiossa on myös äänestystoiminnallisuus, ajastin, videoyhteys osallistujiin ja paljon muita hyödyllisiä ominaisuuksia. Miro on hiljattain julkaissut Beta-version “break out roomseista” eli pienryhmä -toiminnallisuudesta, jossa isomman videoyhteydellä toimivan ryhmän voi jakaa pienryhmiin, kuten esimerkiksi Teamsissa ja Zoomissa.  Pienryhmätyöskentely on suosittu menetelmä yhteiskehittämisen työpajoissa. Miro on myös panostanut integraatiohin ja sitä voi käyttää nykyään mm. Zoomin, Teamsin, Webexin ja Slackin sisällä kevennettynä versiona. Miron kevennetyssä ilmaisessa versiossa voi pitää yhtä aikaa kolmea eri valkotaulua.

https://miro.com/
https://miro.com/marketplace/

Mural

Mural on hyvin samantapainen työkalu kuin Miro. Siinä valkotaulun koon voi valita, mutta sen saa muutettua niin suureksi ettei tila lopu kesken. Mural jakaa hyvin monet samat ominaisuudet mitä Mirokin, joita ei ole tarpeen tässä kohtaa toistaa, mutta joitain eroja myös on. Muralin käyttö tuntuu hieman teknisemmältä, mutta Mural on panostanut hyvin käytön opastamiseen. Sovelluksessa ei ole video- ja ääniyhteyttä, mutta Mural -laajennuksen voi asentaa Teamsiin, Zoomiin ja moneen muuhun etäkokoussovellukseen. Mural tarjoaa “private mode” tilan, jossa käyttäjä voi hetkeksi piilottaa työskentelyalueensa muiden katseilta. Muralin kevennetyssä versiossa voi pitää kolmea eri valkotaulua yhtä aikaa.

https://www.mural.co/
https://www.mural.co/integrations

 

FigJam

Figman päätuote on ohjelmistojen suunnitteluun ja visualisointiin tarkoitettu työkalu, mutta sama palveluntarjoaja on hiljattain esitellyt oman yhteiskehittämiseen tarkoitetun valkotaulu-sovelluksensa, jota voi käyttää itsenäisenä työkaluna. Sovellus on varsin monipuolinen, mutta perustoiminnallisuudet ovat silti nopeasti omaksuttavia ja intuitiivisia käyttää. 

FigJam tarjoaa äärettömän valkotaulun, eli tila ei lopu kesken. Perustoiminnallisuudet löytyvät helposti ja niitä voi vaivattomasti muokata, elementtejä voi lukita ja maksullisessa versiossa voi aloittaa myös puhelun osallistujien kanssa. Myös Figjam tarjoaa useita valmiita template-pohjia, jotka helpottavat työpajan suunnittelua. Käytössä on myös “leimasin”, jota voi käyttää äänestämisessä, ajastin, chat ja iso valikoima erilaisia plugineja ja widgettejä, jotka kyllä vaativat jonkinverran perehtymistä fasilitaattorilta. Maksuttomassa versiossa voi ylläpitää kolmea eri valkotaulua yhtä aikaa.

https://www.figma.com/figjam/

 

Lucidspark

Lucidsparks on perusominaisuuksiltaan vastaavanlainen työkalu kuin Miro, Mural ja FigJam. Lucisparkin ilmaisesta versiosta on kuitenkin rajattu ulos moni oleellinen ominaisuus, kuten kommentointi ja versiohistoria, mikä hankaloittaa työpajan pitämistä. Joitakin maksullisia ominaisuuksia voi kuitenkin kokeilla ilmaiseksi viikon ajan. Video- ja ääniyhteys Lucidsparkista puuttuu, mutta sovellus tarjoaa integraation yleisimpiin etäkokoussovelluksiin, kuten Teamsiin ja Zoomiin. Maksullisessa versiossa on kätevä post-it lappujen ja muun sisällön järjestely- ja kategorisointi ominaisuus, jonka avulla tietoa voi nopeasti uudelleen järjestää valkotaululla.  Lucidsparkin kalliimmassa enterprise-versiossa on mahdollisuus myös pienryhmätyöskentelyyn pienryhmätaulujen avulla. 

https://lucidspark.com

 

Valkotaulut osana etäkokous- ja viestintäsovelluksia

Myös Zoomista ja Teamsista löytyy valkotaulut, joita voi hyödyntää kokouksen aikana, mutta varsinaiseen työpajan pitämiseen niiden ominaisuudet ovat varsin rajalliset. Zoomin valkotaulua ei voi tallentaa, joten tiedot ovat käytettävissä vain kokouksen ajan. Teamsissa käytössä on Microsoft Whiteboard, jossa on todettu joitakin harmillisia käytettävyysongelmia. Työpajan pitämiseen kannattaakin ladata  jokin hyvä laajennus, kuten Miro, Mural tai Lucidspark, jota voi käyttää ohjelman sisällä. 

 

Yhteiskehittämistä virtuaalisessa tilassa

HIPPA-Remote hankkeessa on tavoitteena tutkia virtuaalisten tilojen luomia mahdollisuuksia yhteiskehittämisessä käyttäen mm. VR-laseja. Nopeasti kehittyvä virtuaalinen todellisuus erilaisine sovelluksineen luo uusia mielenkiintoisia mahdollisuuksia yhteiskehittämiseen. Olemme hankkeessa alustavasti tutustuneet suomalaisen Fake productions -yrityksen kehittämään Glue -sovellukseen sekä Microsoftin Altspace VR -ohjelmaan.

Molemmat sovellukset mahdollistavat kokoontumisen virtuaalisissa kokoustiloissa, jossa jokaisella osallistujalla on oma avatar-hahmonsa. Tilaisuuteen voi osallistua ilman VR-laseja tietokoneen tai tabletin kautta, mutta tällöin toki immersiivinen, virtuaalinen aistielämys, jää kokematta. Tiloissa voi liikkua vapaasti käyttäen VR-lasien ohjaimia tai tietokoneen näppäimiä. Muiden osallistujien kanssa voi keskustella, kun oleskelee samassa tilassa riittävän lähellä, kuten oikeassakin ympäristössä. Tiloissa voi pitää erilaisia esityksiä, käyttäen diaesitystä, kuvia ja videoita, joko reaaliajassa tai siten, että esitykseen voi tutustua omatoimisesti. Virtuaaliseen tilaan voi tuoda myös valkotaulun, jolle voi piirtää tai kirjoittaa, mutta se on VR-lasien ohjaimien kanssa vielä hitaampaa ja hankalampaa kuin tietokoneen näppäimistön kautta.

VR-lasit yleistyvät pelikäytössä kodeissa ja virtuaalipelipuistoissa, mutta työympäristöissä ne ovat vielä melko harvinaisia. Laitevaatimukset sekä uuteen teknologiaan totuttautuminen voivat aiheuttaa hankaluuksia tapaamisen järjestämisessä. Sovelluksiin tutustumisen jälkeen todettiin, että kokemus oli hauska ja avartava, mutta myös teknisiä haasteita kohdattiin. Virtuaalinen maailma kuitenkin mahdollistaa aivan erityisen tavan kokea ja tarkastella kolmiulotteisesti erilaisia ympäristöjä ja virtuaaliteknologiaa hyödynnetään pelimaailman lisäksi mm. arkkitehtuurissa, kaupunkisuunnittelussa sekä tuotekehityksessä. 

Mutta miten onnistuu yhteiskehittämisen työpaja, jossa käytetään mm. digitaalista valkotaulua, virtuaalisessa tilassa? Se voi vielä olla haastavaa, mikäli kaikkien osallistujien toivotaan tuovan taululle sisältöä. Keskustelua käytiin myös siitä, että avatar -hahmojen vuoksi ei voi tarkkailla osallistujien eleitä ja ilmeitä, mikä vaikuttaa vuorovaikutuksen laatuun.  Virtuaalinen todellisuus kuitenkin kehittyy nopeasti ja mikäli yhteiskehittämisen kohteena on tila, ympäristö tai kolmiulotteinen tuote, tuo VR-teknologia siihen aivan uusia työkaluja ja mahdollisuuksia. 

Yhteiskehittäminen virtuaalisessa tilassa voi parhaimmillaan olla hyvin hauskaa ja avata uudenlaisen näkymän tulevaisuuden etäyhteiskehittämisen mahdollisuuksiin. Virtuaalisessa todellisuudessa ihmiset ovat paremmin läsnä, kun esimerkiksi kännykän tai sähköpostin vilkuilu on hankalampaa. Virtuaaliset tilat ovat myös upeita ja näyttäviä, joka tuo virkistävää vaihtelua yhteiskehittelyyn ja voi inspiroida osallistujia uudella tavalla. Tilat mahdollistavat myös pienryhmätyöskentelyn, mikä on yhteiskehittämisessä usein käytetty työtapa.

https://www.glue.work/
https://xrcollaboration.com/directory/#aetho-llc

Kirjoittajat:

Päivi Aro
Palvelumuotoilun asiantuntija
HIPPA-Remote. Etäpalvelut tuotekehittäjälle ikäihmisen asumisen tueksi -hanke