Yhteiskehittelyn onnistumisen elementtejä


Yhteiskehittelyä suunniteltaessa mieleen herää useita kysymyksiä varsinkin silloin, jos yhteiskehittelyn toteuttaminen on itselle vieras. Yhteiskehittelyssä tärkeäksi kysymykseksi nousee ensinnäkin se, kuinka lyhyessä ajassa saadaan kaikkien osallistujien potentiaali ja asiantuntijuus vapautettua ryhmän käyttöön. Toiseksi se, miten yritysten kehittämät palvelut/tuotteet vastaavat esimerkiksi ikääntyneiden käyttäjien toiveita ja vaatimuksia sekä mitä palvelussa/tuotteessa on syytä jatkossa kehittää. Vasta edellä olevien kysymysten jälkeen on syytä miettiä, kuinka teknologiaa voidaan hyödyntää palvelun/tuotteen jatkokehittämisessä. 


Olemme todenneet, että yllä oleviin kysymyksiin saadaan parhaat ratkaisut yhteiskehittelytilaisuudessa. Yhteiskehittelyllä haetaan kompromissin tai konsensuksen sijaan moniäänisyyttä ja yhdessä rakennettua ymmärrystä, sillä ratkaistavat ongelmat ovat usein monimutkaisia eikä niihin ole olemassa yhtä oikeaa tai väärää ratkaisua (Lintula & Harra 2019).


Yhteiskehittely mahdollistaa tuotteiden ja palvelujen kehittämisen käyttäjälähtöisesti, jolloin yritys saa konkreettista palautetta tuotteen/palvelun loppukäyttäjiltä ja samalla myös kehittämisen laatu paranee.  Näin ollen jokainen yhteiskehittelytilaisuus on ainutlaatuinen. Yhteiskehittelyn tuloksena yritys voi jatkaa tuotteen kehittelyä, siirtyä testausprosessiin, kaupallistamiseen tai todeta, ettei tuote sellaisenaan sovellu sosiaali- ja terveysalalle. 

Ideoita kerätään ryhmissä

Monialaisen yhteiskehittelyn keskiössä ovat käyttäjien tarpeet. Uudet ideat, kehitysehdotukset ja parhaat ratkaisut syntyvät aktiivisen ja moniäänisen vuoropuhelun tuloksena (Laudan 1996). Mukaan tarvitaan tuotetta tai palvelua käyttävät ihmiset, korkeakoulujen asiantuntijat ja opiskelijat sekä innovatiiviset yritykset. Yhteiskehittelyn avulla voidaan vahvistaa käyttäjä- ja asiakaskeskeistä kehittämistä tuottajakeskeisen toiminnan rinnalla. (Harra & Lintula 2018)


HIPPA-hankkeessa toteutettiin useita yhteiskehittelyprosesseja, joiden pohjalta olemme kehittäneet mallin yhteiskehittelyprosessin organisoimisesta. Yhteiskehittelyn sisältöä ja raameja helpottamaan olemme luoneet lomakkeita, joiden avulla yhteiskehittely kokonaisuutena pysyy helposti hallinnassa. Kokemuksemme ovat osoittaneet, että hyvällä ennakkovalmistelulla on suuri merkitys onnistuneeseen yhteiskehittelytilaisuuteen.

 

Yhteiskehittelyn suunnittelun lähtökohtia
 

Yhteiskehittelyn onnistumisen kannalta on tärkeää, että yhteiskehittelyn toteuttajat ja palvelua/tuotetta kehittävän yrityksen edustaja(t) tapaavat ja keskustelevat tilaisuuden tarkoituksesta ja tavoitteista. Keskustelun aikana pyritään selvittämään yritykseltä: mihin kysymyksiin he haluavat vastauksen yhteiskehittelyssä. Näiden kysymysten ohella tarvitaan tietoa muun muassa yrityksen palvelun/tuotteen ominaisuuksista mukaan lukien teknologia, käyttöalueista ja hyödyistä käyttäjälle. Keskustelun pohjalta yrityksen kanssa laaditaan kehittämissuunnitelma ja yritysyhteistyösopimus.


Keskeisintä yhteiskehittelyssä on palvelun/tuotteen käytettävyyden ja sen käyttötarkoituksen pohtiminen erilaisissa toimintaympäristöissä ja erilaisilla käyttäjillä. Edellä kuvatut kysymykset ja asiat ohjaavat yhteiskehittelytilaisuutta ja luovat tilaisuudelle sen merkityssisällön ja arvon. Kokemuksemme perusteella tilaisuuteen pitää suunnitella riittävästi aikaa yhteiselle pohdinnalle ja keskustelulle. Olemme todenneet, että ratkaistavia kysymyksiä voi olla enintään neljä ja yrityksen palvelun/tuotteen esittelyyn riittää hyvin 15-20 minuuttia.
 

TEE NÄIN:
 

Varaa yhteiskehittelyä suunnitellessasi riittävästi aikaa yhteiselle keskustelulle (ainakin 1,5 h), jotta osallistujat voivat rauhassa rakentaa yhteistä ymmärrystä sekä tuottaa palvelun/tuotteen käytettävyyttä ja käyttötarkoitusta lisääviä näkökulmia, ehdotuksia ja ratkaisuja. Rajaa yrityksen kysymysten määrä neljään. Mieti mitä tietoa osallistujien on hyvä tietää yrityksen palvelusta/ tuotteesta ja miten yrityksen tuote esitellään osallistujille noin vartissa.

 

Keskustelua kehittäjäklubissa​​​​​​​

 

Lomakkeet yhteiskehittelyprosessin jäsentäjinä

Yhteiskehittelyn suunnittelua ja toteuttamista voivat helpottaa erilaiset lomakepohjat, joissa on yhteiskehittelyprosessin eri vaiheisiin liittyvät keskeiset asiat. Lomakkeet löytyvät tekstin värillisiä sanoja klikkaamalla.


Kehittämissuunnitelma tehdään tapaamiskeskustelun jälkeen. Kehittämissuunnitelmaan kirjataan muun muassa kehittämisyhteistyön tarkoitus ja tavoite sekä yhteistyön muodot, menetelmät, aikataulu ja vastuukysymykset. Kehittämissuunnitelma hyväksytään molempien osapuolten allekirjoituksella. Suunnitelman tekemiseen voi vierähtää helposti useita tunteja, sillä suunnitelma vaatii eri osapuolten yhteistä näkemystä. 
Kehittämissuunnitelman hyväksymisen jälkeen on hyvä siirtyä suunnittelemaan yhteiskehittelyä ja yhteiskehittelyn fasilitointia. Lomakkeiden tarkoituksena on jäsentää tilaisuutta ja samalla auttaa tilaisuuden fasilitaattoreita käyttämään aika tehokkaasti. Tähän vaiheeseen on tärkeä ottaa mukaan yhteiskehittelyn fasilitaattori(t).


Kun alkukeskustelun ja kehittämissuunnitelman pohjalta on muodostettu käsitys siitä, keitä asiantuntijoita tulee olla paikalla, lähetetään heille yhteiskehittelykutsu sekä linkki tietosuojaselosteeseen. 


Yhteiskehittelyyn osallistuminen on aina vapaaehtoista. Tilaisuudessa osallistujat täyttävät suostumuslomakkeen, jossa he ilmaisevat osallistuvansa yhteiskehittelyyn vapaaehtoisesti, antavat suostumuksensa tietojen keräämiseen ja tarvittaessa esimerkiksi valokuvien ottamiseen tilaisuudessa. Tietojen keräämistä varten tarvitaan tietosuojaseloste, johon osallistujien on hyvä perehtyä ennen tilaisuutta. Jos kyseessä on esimerkiksi hanke, vaatii rahoittaja yleensä myös osallistujalistan tilaisuudessa mukana olleista henkilöistä. 


Mikäli yhteiskehittely toteutetaan yhteistyössä sellaisen tahon kanssa, joka vaatii tutkimusluvat, tarvitaan kehittämissuunnitelman lisäksi tutkimuslupahakemus. Hakemuksen liitteeksi tarvitaan kehittämissuunnitelma, tiedote yhteiskehittelyyn osallistujille ja suostumus tutkimukseen osallistumisesta.


Mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen on hyvä kirjoittaa raportti yhteiskehittelystä, jotta yhteiskehittelyssä esille nousseet asiat eivät unohdu. Yhteiskehittelyn raportin kirjoittamista helpottaa, jos yhteiskehittelyssä syntyvää tietoa dokumentoidaan esimerkiksi fläppi-tauluille ja sen aikana tehdään muistiinpanoja. 
 

TEE NÄIN:

Etene yhteiskehittelyprosessissa täyttämällä lomake kerrallaan edellä kuvatussa järjestyksessä. Lomakkeiden avulla yhteiskehittelyprosessi pysyy hallinnassa ja on helpompi seurata mitä on tehty tai mitä pitää vielä tehdä. Kuin lomakkeet tulevat tutuiksi, vie niiden täyttäminen vähemmän aikaa kuin ensimmäisellä kerralla.

 

Yhteiskehittelyyn tarvitaan monenlaisia osallistujia

Mahdollisimman laaja ja moniääninen osallistujajoukko luo edellytykset yhteiskehittelyn onnistumiselle. Yrityksen palvelu/tuote antaa suuntaviivaa sille, keitä alan ammattilaisia tilaisuuteen tarvitaan ja ketkä tuovat parhaiten käyttäjien kokemukset sekä tarpeet esille.  
Jotta yhteiskehittelyyn saadaan osallistujia, on sille löydettävä sopiva ajankohta ja paikka. Kokemuksemme perusteella optimaalisimmaksi kellonajaksi eri viikonpäivinä on osoittautunut klo 14-16. Tilaisuus kannattaa pitää paikassa, johon on helppo päästä julkisilla kulkuvälineillä. Osallistujien rekrytointiin on hyvä varata aikaa ainakin kolme viikkoa. 


Olemme huomanneet, että tilaisuudessa ei ole syytä korostaa titteleitä, jotta keskustelu olisi rentoa ja jokainen uskaltaisi sanoa oman mielipiteensä. Eriäviä mielipiteitä ei pidä kuitenkaan säikähtää. Joku voi esimerkiksi olla sitä mieltä, että teknologia ja digitalisaatio eivät kuulu sosiaali- ja terveysalalle. Parhaimmillaan yhteiskehittely tarjoaa väylän, joka voi muuttaa osallistujan ajattelutapaa, asenteita ja suhtautumista asioihin.

 

TEE NÄIN:

Mikäli mahdollista niin lähesty yhteiskehittelytilaisuuteen kutsuttavia henkilökohtaisesti. Yhteiskehittelystä laadittu kutsu helpottaa osallistujien rekrytointia, kunhan se on lähetetty ajoissa. Hyödynnä osallistujien rekrytoinnissa myös omia kontaktejasi.

Kehittäjäklubilla tarkastellaan sidosryhmiä​​​​​​​

 

Yhteiskehittelyn työskentely- ja menettelytapoja

Yhteiskehittelyn fasilitoinnin onnistumiseen vaikuttavat monet asiat. Ennalta rakennettu suunnitelma auttaa tilaisuuden fasilitaattoria käyttämään tehokkaasti tilaisuudelle varatun ajan ja keskittymään oleellisiin asioihin.  Toivottavaa on, että kaksi-kolme asiantuntijaa ottavat tehtäväkseen laatia suunnitelman ja yhteiskehittelytilaisuuden ohjelman. Nämä henkilöt toimivat jatkossa myös yhteiskehittelyn fasilitaattoreina. Fasilitaattoreiden on kuitenkin varauduttava siihen, että suunnitelma saattaa muuttua tilaisuuden aikana. 


Yrityksen tulee myös valmistautua yhteiskehittelytilaisuuteen. Sen lisäksi, että yritys esittelee oman palvelunsa/tuotteensa, haluavat osallistujat usein itse kokeilla tuotetta. Näin heille syntyy parempi kuva tuotteesta ja sen käytettävyydestä. Olemme huomanneet, ettei yrityksen kannata kertoa etukäteen liikaa omia ideoitaan tai antaa syötteitä tuotteen käytettävyydestä, vaan antaa osallistujille mahdollisuus tuoda esille heillä olevaa kokemusta ja tietotaitoa.


Yhteiskehittelyssä työskentelytavat vaihtelevat. Välillä työskennellään yksin tai parin kanssa tai pienryhmänä ja välillä koko ryhmänä.  Fasilitaattoreiden on yhteiskehittelyn fasilitointia suunnitellessaan mietittävä, mikä työskentelytapa tukee yhteiskehittelyn eri vaiheissa (tervetuloa ja esittäytyminen, virittäytyminen, arvon luominen, reflektointi ja palaute, yhteenveto ja jatkotoimet) parhaiten yhteiskehittelyn tavoitetta ja tarkoitusta. 

Yhteiskehittelyssä käytettävien välineiden ja menetelmien avulla (Lintula & Harra 2019):

  • Luodaan innostava ilmapiiri.
  • Lisätään ihmisten osallistumismahdollisuuksia.
  • Vahvistetaan kokemusta osallisuudesta.
  • Tasapainotetaan hiljaisten ja äänekkäiden osallistujien vuorovaikutusta.
  • Rohkaistaan kaikkien osallistujien asiantuntijuuden esille tuomista.
  • Jaetaan osallistujien kokemukset, tiedot ja taidot yhteiseen käyttöön.
  • Tehostetaan tasa-arvoista työskentelyä ja päätöksentekoa yhdessä asetetun tavoitteen suunnassa.

 

TEE NÄIN:

Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Suunnittele siis huolella yhteiskehittelyn eri vaiheet: mitä tehdään ja miksi, kuinka tehdään, kuka on vastuussa mistäkin, mitä välineitä tarvitaan ja kauanko aikaa eri vaiheisiin käytetään. Keskusteluun kannattaa varata aikaa, joten aikataulua ei kannata tehdä liian tiiviiksi. Yhteiskehittelyn reflektointi ja palaute vaihe on osoittautunut merkitykselliseksi. Palautteenannossa voidaan oppia vielä lisää.

 

Palautetta kerätään taululle​​​​​​​

Yhteiskehittely on syytä raportoida

Yhteiskehittely on syytä raportoida mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen. Jo viikon kuluttua muistijälki heikkenee ja käsiteltyjen asioiden ”terävä kärki” häviää. Raporttiin on hyvä kirjata esimerkiksi osallistujat, yhteiskehittelyn keskeiset tulokset, osallistujien ja yrityksen antama palaute, jatkotoimenpiteet ja miten tilaisuuden toteuttamisessa onnistuttiin. Raporttiin tulee ennen kaikkea kirjata ja kiteyttää asiat, jotka edistävät yrityksen palvelun/tuotteen jatkokehittämistä.

 

TEE NÄIN:

Kerää yhteiskehittelytilaisuudesta tietoa monipuolisesti ja eri tavoin. Kirjoita raportti mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen, jolloin tapahtumat ja asiat ovat vielä kirkkaina mielessäsi. Jos mahdollista niin kirjoita raportti yhdessä toisen fasilitaattorin kanssa tai tarkistuta se ainakin hänellä. 

 

Yhteiskehittelystä hyötyä osallistujille

Yhteiskehittelytilaisuus on mielestämme oiva paikka saattaa yhteen yritys, palvelujen/tuotteiden käyttäjät ja eri alan asiantuntijat. Yritys saa arvokasta tietoa oman kehitystyönsä pohjaksi, käyttäjien tietoisuus erilaisista digitaalisista laitteista lisääntyy ja eri alan asiantuntijat voivat jakaa omaa tietämystään yrityksen kehittämistyön tueksi. Yhteiskehittelytilaisuus voi muuttaa osallistujien ennakkoasenteita ja mielipiteitä omakohtaisen kokemuksen kautta positiivisempaan suuntaan. 

 

 

Lähteet:

Harra T. & Lintula L. (2018). Käyttäjälähtöisyys älykkään palveluasumisen kehittämisessä. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Saatavana osoitteessa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-099-1

Laudan L. (1996). Beyond Positivism and Relativism. Boulder: Westview Press.

Lintula L. & Harra T. (2019). Yhteiskehittelyllä digitaalisia tuotteita palveluasumiseen. Hippa Blogi. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Luettavissa osoitteessa: https://hippa.metropolia.fi/2019/02/yhteiskehittelylla-digitaalisia-tuotteita-palveluasumiseen/
 

Kirjoittajat:

Anna Alhonen, osastonhoitaja, Myllypuron seniorikeskus
Leila Lintula, TTM, toimintaterapeutti, Metropolia AMK

Kuvat:

Minna Kilpeläinen